fbpx

Freelance : comment gérer son premier client ?

17 Déc, 2019

Ah, la création d’entreprise… Traditionnellement source de très nombreuses questions.

Et c’est normal ! Tu mets les pieds dans un monde que tu ne connais pas : celui de l’entrepreneuriat. Ce monde-là n’a rien à voir avec le salariat… Il répond à des codes totalement différents.

Petit à petit, tu dois tâtonner, essayer d’en comprendre les règles, puis trouver des process qui te correspondent à 100 %.

Quand j’ai obtenu mes premiers clients en freelance, je me suis posé toutes ces questions. J’avais très envie d’être à la hauteur de mes premières missions, mais je ne savais pas vraiment comment procéder. Je ne connaissais que peu les règles du freelancing.

Au fil des mois, je me suis sentie de plus en plus à l’aise dans l’exécution de mes contrats et les relations avec mes clients. À présent, j’ai confiance en moi et je ne me pose plus vraiment de questions comme celles-ci. Mais, clairement, j’ai tâtonné.

Alors, pour te rassurer lors de tes débuts en freelance, j’avais envie de te parler aujourd’hui de mes conseils pour gérer ton premier client.  Pour rendre cet article plus concret, je l’étaye tout le long d’exemples concrets, tirés de ma petite expérience de freelance. On y va ?

Disclaimer : à chaque contrat freelance ses spécificités

Avant de débuter, j’aimerais te rappeler que cet article est bien sûr subjectif : il se base sur ma propre expérience, sur mes exigences et sur ma façon de travailler.

Aucune mission freelance ne se ressemble. C’est là toute la richesse de l’activité freelance : tu ne feras a priori jamais la même chose !

Cela peut d’ailleurs constituer une difficulté à ton démarrage, car tu peux être confrontée à des types de contrats extrêmement différents.

Pour te donner un exemple, certains de mes clients me demandent essentiellement des articles de blog (rédaction web juridique), tandis que d’autres me laissent gérer toute leur communication digitale (e-mailings, stratégie éditoriale…), ou encore un seul de leurs réseaux sociaux. Je facture à la fois au forfait, au mot, et au jour. Aucun contrat ne se ressemble ! Ils ne se gèrent alors pas de la même façon.

Pour cette raison, certains de mes conseils ne seront bien sûr applicables qu’à certains types de tâches ou de contrats freelance. Je te donne les grandes lignes pour gérer ton premier client, à toi d’adapter en fonction des missions qui te sont données.

Gérer son premier client : l’avant-mission

Contrairement à ce que l’on pourrait peut-être oublier, l’avant-mission revêt souvent une importance capitale afin de partir sur de bonnes bases. Une maison construite sur de mauvaises fondations ne fera pas long feu…

Que se passe-t-il après la signature du devis ?

Je parle ici de la période qui suit la conclusion du contrat ou la signature du devis. Tu as normalement dû prendre le temps de comprendre les problématiques du prospect, et d’accepter en connaissance de cause la mission. À ce stade, par exemple, la question du prix ou des grandes lignes de la mission est déjà traitée. Tu ne peux pas t’engager à l’aveugle.

Une fois que ton devis a été signé, il est nécessaire de te rapprocher de ton client pour connaître tous les détails essentiels de la mission. Je parle de ceux qui n’étaient pas fondamentaux pour accepter la mission, tels que les modalités de livraison. En général, le client prévoira cette « intégration », par le biais d’une réunion physique ou d’un appel téléphonique. Parfois, cela se fera par mail.

Par exemple, quand j’ai débuté une mission globale de communication digitale au sein d’une banque en ligne – l’un de mes premiers contrats -, le directeur marketing avec lequel je travaille m’a appelée le matin même. Nous avons évoqué ensemble les besoins de la banque, les outils utilisés, le rythme des publications sur les réseaux sociaux, leur projet d’ouvrir un blog, le planning des opérations…

Si ton client ne fait pas cette démarche, c’est à toi d’être proactive. Propose un appel, un visio, ou pose tes questions par mail si tu n’en as pas beaucoup.

L’essentiel : poser toutes tes questions

Tu ne peux pas démarrer une mission freelance si tu n’as pas l’ensemble des éléments à ta disposition.

J’insiste là-dessus : n’hésite pas à poser TOUTES les questions qui te viennent. Cela risque de te demander un peu d’anticipation : dès que le devis est approuvé, prends un moment pour réfléchir à la mission et identifier les points à éclaircir.

Je te conseille de bien anticiper cette étape-là, pour être entièrement prête à commencer la mission… Sans avoir besoin de poser des questions tous les jours. Même si, évidemment, certaines interrogations ne te viendront qu’après avoir commencé à travailler.

Les questions à poser à ton premier client en freelance sont diverses et variées : divers accès aux comptes de l’entreprise, fonctionnement du logiciel interne, logiciels habituellement utilisés, modalités de facturation, plan marketing pour l’année à venir, documentation commerciale, historique des actions de communication, présentation de l’équipe, principaux intermédiaires…

Il est préférable d’obtenir ces réponses par écrit, ou du moins d’en recevoir une confirmation écrite après un appel.

Conviens d’un calendrier avec ton client

Cette règle peut s’appliquer pour la majorité des missions freelance.

Convenir d’un calendrier avec ton premier client freelance permet d’une part de le tenir au courant des opérations et de le rassurer : ton client visualise semaine après semaine le travail que tu vas réaliser. Cela te permet également de voir où tu vas. Comment mener à bien une mission à l’aveugle ? Niveau organisation, c’est bof, surtout quand ton nombre de clients va se multiplier.

Je te donne un exemple : j’ai reçu en septembre une commande pour une dizaine d’articles juridiques de 3 000 mots chacun. Si tu es rédactrice web, tu peux assurément te rendre compte de la charge de travail. Cette commande ne tombait d’ailleurs pas impeccablement bien, puisque je partais en voyage 10 jours après.

Mon premier réflexe : regarder dans mon emploi du temps si cela collait avec mes autres contrats en octobre/novembre. Second réflexe : établir un planning de livraison des articles. Je savais que je n’allais pas pouvoir livrer mon client en une seule fois et sous 2 semaines. Je lui ai donc proposé un rythme d’un article par semaine en octobre, puis de deux en novembre. Je lui ai également précisé le jour de livraison : tous les vendredis.

De cette façon, j’ai pu indiquer clairement à mon client quand les textes lui seraient livrés : il savait donc à quoi s’en tenir, et tout s’est bien passé.

Idem pour une mission payée au jour : indique – si pertinent – à ton client quels jours tu travailleras pour lui, à quelle fréquence et quand tu feras un point avec lui, etc.

Bref : transparence transparence ! Cela rassure le client et permet de poser un cadre à la mission. Doublement efficace.

Gérer son premier client pendant la mission

Poser toutes tes questions et bien définir le cadre de ta mission constitue un très bon début. Maintenant, il est temps de te retrousser les manches et d’assurer ta première mission !

Tu passeras sans doute beaucoup de temps sur tes premières missions. Cela ne sera pas toujours aussi rentable qu’espéré. Pas de panique : au bout de quelques mois, tu te sentiras beaucoup plus efficace.

Je te donne ici quelques conseils pour gérer ton premier client pendant la mission.

Fais preuve de professionnalisme

Le professionnalisme doit guider toutes tes missions freelance. C’est absolument essentiel. Ton client doit pouvoir compter sur toi, ton sérieux et ta rigueur.

Par exemple, respecte toujours les délais. Quitte à faire une petite nuit… Dans la même logique, impensable de rendre un travail bâclé ou non conforme au brief client.

Être proactive

Fidéliser tes premiers clients en freelance est plus facile si tu adoptes une attitude proactive.

Tu ne peux pas te tourner les pouces et attendre les consignes quand tu es freelance. Tu es chef d’entreprise, et tu dois agir comme tel.

Cela implique par exemple :

  • Faire remonter à ton client un problème qu’il n’avait pas identifié.
  • Lui partager un article intéressant, ou lui faire part d’une évolution ou réforme.
  • Proposer à ton client de nouvelles prestations, en accord avec les problèmes que tu as identifiés.
  • Rendre des comptes à ton client de façon régulière, sans qu’il n’ait besoin de demander.
  • Proposer un appel ou une réunion lorsque tu estimes cela nécessaire, etc.

N’hésite donc pas à aller au-delà du strict cadre de la mission – sans trop exagérer, évidemment – pour t’imposer non pas comme un prestataire mais comme un partenaire. Il y a fort à parier que ton client appréciera beaucoup cette démarche.

Rendre des comptes

Il est important que tu tiennes régulièrement ton client au courant de l’avancée de ta mission, en particulier si celle-ci s’étale sur plusieurs semaines ou mois. Fais-le même si ton client ne le demande pas : c’est toujours un plus.

À toi de décider avec ton client des modalités. Par e-mail ? Au téléphone tous les lundis matins ? Sur une application dédiée, comme Trello ou Asana ?

Si ton client n’émet pas de préférence, utilise un outil que tu connais bien, fonctionnel et professionnel. Si par exemple tu n’es pas très à l’aise au téléphone, tu peux utiliser un outil en ligne ou partager un document Excel. À toi de trouver l’organisation qui te convient.

Teste le batching

Si tu ne connais pas le batching, je te conseille de te renseigner sur-le-champ ! C’est une technique de productivité redoutablement efficace. En français, cela signifie que tu vas raisonner par « lots ».

Le principe du batching est très simple : regrouper les tâches similaires et les effectuer toutes d’un coup.

Le batching peut être fait :

  • Pour les tâches similaires sur un contrat freelance. Par exemple, au lieu de programmer les publications Instagram de ton client la veille au soir, tu programmes en une seule fois les 20 publications du mois.
  • Pour les tâches similaires de plusieurs contrats freelance. Par exemple, tu peux réaliser en une seule fois les visuels Instagram de plusieurs clients, puis rédiger en lot toutes les légendes, etc.

Cette technique te permettra d’être plus rentable sur tes missions freelance.

Gérer son premier client : et après la mission ?

Pas question de laisser une mauvaise impression à ton client une fois la mission achevée : soigne aussi la fin de la mission, avec professionnalisme et dynanisme.

La question du reporting

Certaines missions exigent l’établissement d’un document récapitulatif, que l’on appelle « reporting ». Tu dois en convenir avec ton client au début de ta mission : c’est du temps de travail facturable !

Soigne bien sûr la présentation de ce document. Essaie notamment de t’accorder à l’identité visuelle de l’entreprise. Si tu n’es pas bonne en graphisme/mise en page (bienvenue au club), je te conseille d’utiliser Canva. Cet outil me sauve au quotidien !

Pérenniser ta première mission freelance

Selon ton activité, tes missions peuvent être « one shot », ou être amenées à se répéter. En rédaction web, il est (très) courant de travailler avec les mêmes clients sur une base mensuelle. Par exemple, certains de mes clients me demandent systématiquement entre 2 et 8 articles par mois.

Ce n’est pas le cas pour toutes les activités. Par exemple, la réalisation d’une identité visuelle par une graphiste est généralement « one shot ». Tu risques de devoir sans cesse dénicher de nouveaux clients.

Pour éviter l’instabilité des revenus en freelance, il est nécessaire de trouver des moyens de pérenniser tes missions, en les transformant par exemple en un forfait mensuel.

Sur ce sujet, je te renvoie à l’e-book gratuit de Lise Slimane de la Minute Freelance. Il te donnera des pistes très intéressantes pour stabiliser tes revenus.

Établis une facture conforme

Une fois la mission réalisée – ou à chaque période écoulée si tu as opté pour une facture périodique –, transmets à ton client une facture conforme.

Si tu ne connais pas bien les règles d’établissement d’une facture, je t’invite à consulter mon article sur la facturation de l’auto-entrepreneur.

Je te conseille d’investir dans un logiciel de facturation pour auto-entrepreneur. J’utilise Freebe et j’en suis très satisfaite. Utilise le code ROCKET pour profiter de deux mois gratuits sur ton abonnement 🙂

Sois ferme sur les délais de paiement. Tu n’es pas la Banque de France… Ta facture doit d’ailleurs indiquer le montant des indemnités dues en cas de retard de paiement. En général, une ou deux relances formelles suffisent pour réveiller ton client négligeant.

Sollicite un avis

À la fin d’une mission – réalisée avec professionnalisme et investissement, évidemment – pense à solliciter l’avis de ton client. Tu peux le faire par e-mail, ou au moyen d’un formulaire Google Forms ou Typeform.

Outre le fait que cela te permet d’avoir un retour concret (certains clients ne le feront pas d’eux-mêmes) sur ton travail, tu pourras l’afficher sur ton portfolio. En business, la preuve sociale est importante. Présenter des avis sur ton site Internet rassurera tes futurs prospects.

C’est ainsi que s’achève mon article. J’espère qu’il t’aura donné suffisamment de matière pour gérer sereinement ton premier client en freelance. Comme d’habitude, si tu as des questions, je te donne rendez-vous dans les commentaires. ⬇️

Tu aimeras peut-être…

5 galères d’entrepreneurs à solutionner

5 galères d’entrepreneurs à solutionner

Discuter avec des entrepreneurs permet de se partager mutuellement les galères. Il y a toujours des anecdotes sur les premiers mois d’entrepreneuriat, les boulettes, les erreurs, les grosses galères… Récemment, j’ai sondé mon audience sur Instagram pour obtenir des...

Pourquoi et comment créer un membership ?

Pourquoi et comment créer un membership ?

Avec le lancement de la Micropreneure Academy, je reçois beaucoup de questions sur la création et le fonctionnement d’un membership. Le sujet est intéressant et on en parle encore peu en France pour le moment alors j’ai décidé de vous en parler dans cet article. J’ai...

2 Commentaire(s)

2 Commentaires

  1. Cha m'a dit

    Je te dis un grand merci pour cet article hyper complet ! Il va m’être trèèès utile !

    Réponse
    • Maëlane

      Avec grand plaisir, merci pour ton retour ! 🙂

      Réponse

Laisser un commentaire