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8 astuces pour éviter les impayés en freelance

19 Fév, 2020

Vous êtes de plus en plus nombreuses à m’écrire par e-mail et Instagram pour me faire part de vos soucis d’impayés en freelance.

Aussi embêtant que cela soit, c’est une situation qui est loin de m’étonner.

Au début d’une activité indépendante, on est loin de s’imaginer la fréquence des retards de paiement et impayés en freelance. Et pourtant ! Ça n’arrive pas qu’aux autres.  

C’est important d’en être consciente dès le lancement de ton business, puisque cela va te permettre de te préparer en amont pour prévenir les impayés. À condition d’avoir les bons réflexes, il est tout à fait possible de réduire dramatiquement le risque d’impayés en freelance.

Je te présente aujourd’hui 8 astuces pour limiter les retards et les défauts de paiement de la part de tes clients. Pas de blabla inutile : ce sont des actions que tu peux mettre en place dès aujourd’hui.

Conseil n°1 : Fais preuve de fermeté et d’anticipation dès le début de la relation client

C’est mon premier conseil pour éviter les impayés en freelance : règle toutes les questions relatives aux délais et modalités de paiement en amont, avant le début de la prestation.

Montre tes exigences et fais preuve de fermeté.

Il faut que tu règles avec ton client les questions suivantes :

  • À quel rythme la facturation aura-t-elle lieu ?
  • Qui sera ton correspondant privilégié pour les questions relatives au paiement de tes factures ?
  • Quel sera le mode de paiement ? (N’oublie pas de donner ton RIB afin de ne pas retarder ton paiement)
  • Dois-tu envoyer une facture papier ou électronique ?
  • L’entreprise a-t-elle pris connaissance du délai de paiement qui apparaît sur tes factures et CGV ?
  • L’entreprise a-t-elle pris connaissance de la politique applicable en matière de pénalités de retard ?

N’oublie en effet pas d’indiquer des délais de paiement par des mentions claires sur tes CGV (si tu en as), tes factures et des devis. Tu peux choisir le délai de paiement que tu souhaites :

  • Paiement comptant
  • Paiement à réception de la facture
  • Paiement à 30 jours à compter de la date de la facture (délai « par défaut », si rien n’est indiqué)
  • Délai maximal : paiement à 60 jours à compter de la date de la facture ou, par dérogation et avec l’accord des deux parties, paiement à 45 jours fin de mois à compter de la facturation

RAPPEL : tu es chef d’entreprise : ce n’est pas à ton client de décider du délai de paiement.

[À lire également : Comment gérer ton premier client en freelance ?]

Il peut être difficile d’aborder ces questions-là avec un nouveau client. Pourtant, cela peut t’épargner bien des tracas par la suite.

N’oublie pas non plus que ton client est généralement un professionnel : il est forcément le prestataire ou le vendeur d’une autre partie, et est donc familier avec toutes ces questions-là.

En outre, aborder ces questions-là en amont avec ton client lui montre que tu n’es pas du genre à plaisanter sur le sujet… C’est dissuasif.

Conseil n°2 : Renseigne-toi sur ton prospect et sa solvabilité

Là, on est bien en amont du début de la prestation. L’objectif : lever certains doutes sur ton prospect, en t’assurant autant que possible que tu traites avec une personne fiable.

Ce conseil-là concerne surtout les cas dans lequel tu as un doute sur :

  • L’existence même de ton prospect (ex : client à l’étranger un peu bizarre, qui veut te payer en crypto monnaie)
  • Son passif en matière de paiement
  • Sa solvabilité …

Tu peux alors mener ta petite enquête :

  • En questionnant directement ton prospect. Lui demander son numéro SIRET est un minimum : tu t’assures qu’il existe bien juridiquement. Regarde ensuite si ce numéro correspond bien à sa dénomination sociale : tu peux regarder sur le site d’InfoGreffe. Tu peux également questionner ton prospect sur sa santé économique, si tu as entendu que cette société connaissait des difficultés économiques. N’hésite pas à instaurer un paiement comptant si la situation est bordeline… Ou à te rétracter !
  • En consultant les registres légaux, sur des sites comme Societe.com ou InfoGreffe. Tu peux y retrouver tout un tas d’infos intéressantes, et les comparer avec ce que te dit ton prospect.
  • En ayant recours à une agence de renseignements commerciaux.

Si, par exemple, ton prospect a déjà été condamné pour des impayés, tu le sauras bien vite. Cela te permet de faire le tri parmi tes prospects. Si vraiment tu as des doutes importants et que tu ne le sens pas, sache que tu es tout à fait libre de dire non.

Conseil n°3 : Ne commence jamais une prestation sans devis ou contrat

JAMAIS JAMAIS JAMAIS.

Tu dois TOUJOURS avoir un écrit « officiel » (devis ou contrat signés) avant de commencer à travailler. Sinon, tu auras du mal à prouver ta relation avec ton client : durée, prix, caractéristiques, conditions… Si ton client est de mauvaise foi, il pourra se mettre à…nier toute relation entre vous deux. L’enfer !

Outre le fait de prouver la relation entre ton client et toi, cela permet également de vous assurer que vous êtes bien d’accord sur toutes les conditions. Il sera impossible de changer unilatéralement les conditions ensuite. Utile lorsque ton client essaiera de doubler ta charge de travail, l’air de rien, pour le même prix…

Si tu n’as aucun document écrit qui soit à même de prouver ce dont ton client et toi avez convenu, il est absolument indispensable que tu écrives un mail à ton client en lui rappelant les caractéristiques principales de la prestation.

Cela vaut si, par exemple, vous venez de vous mettre d’accord au téléphone sur la durée de la mission, son tarif, sa teneur, et autres informations essentielles. Récapitule TOUJOURS ces infos-là par écrit.

Conseil n°4 : Demande un acompte

Tu as sans doute vu ce conseil un milliard de fois, mais tu continues à ne pas demander d’acompte. Peur de déranger, peur de passer pour quelqu’un de méfiant, peur d’essuyer un refus, fausse croyance du « je n’en ai pas besoin »…

Primo, on s’en fiche de ce que le client pense. Tu es un professionnel, tu es chef d’entreprise, tu es en droit (et le client comprend très bien, puisqu’il en demande sûrement aussi !) de demander un acompte à titre de « garantie » et d’avance !

Demander un acompte est essentiel pour prévenir les impayés en freelance, car il te permet :

  • De profiter d’une rentrée d’argent dans ta trésorerie et de ne pas attendre trop longtemps le paiement de ta prestation
  • Mais également de tester la bonne foi de ton client. Un client qui rechigne à te payer un acompte, ce n’est PAS BON SIGNE.
  • Il permet aussi de montrer à ton client, à l’instar du conseil n°1, que tu ne plaisantes pas avec le paiement de tes presta… C’est dissuasif 😉

Il y a une croyance populaire autour des petits contrats, c’est-à-dire des contrats de petite somme : « pas besoin de demander d’acompte ». La confiance que tu peux avoir en ton client n’est pourtant pas fonction du montant de ton contrat… ! Les impayés en freelance arrivent même sur des sommes dérisoires.

Il n’y a pas de règle universelle pour les acomptes, mais ils représentent en général 20 à 50 % de la valeur du contrat. Je le rappelle à nouveau : c’est à toi de fixer le montant de l’acompte… Pas ton client !

Conseil n°5 : Définis noir sur blanc les pénalités de retard

Les pénalités de retard sont des sommes dues à titre de sanction financière, dès lors que l’une des deux parties ne respecte pas le délai de paiement convenu.

Elles sont exigibles de plein droit – c’est-à-dire sans mise en demeure ni nouveau contrat – dès le premier jour de retard de paiement.

Il existe deux types de pénalités de retard :

  • L’intérêt de retard, un % fixe appliqué au montant TTC de la facture impayée.
  • L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de 40 € par facture impayée.

Ces deux pénalités de retard sont cumulables. Elles doivent être mentionnées sur tes CGV, factures et devis, sous peine d’amendes importantes.

Les pénalités de retard doivent donc être définies en amont : le client mauvais payeur ne peut en aucun cas être « pris au dépourvu ». C’est un instrument relativement dissuasif pour les impayés en freelance.

Conseil n°6 : Suis ta facturation avec un logiciel dédié

À mesure que tu multiplies les clients et les prestations, il peut être difficile de t’y retrouver. C’est là tout l’intérêt du logiciel de facturation auto-entrepreneur.

Il te permet de suivre, en un seul coup d’œil, l’état de ta facturation. Il t’indique quels clients sont en retard, de combien de jours, et combien ils te doivent encore. Tu ne peux donc, avec un outil comme celui-ci, louper aucun impayé !

J’utilise Freebe et j’en suis très satisfaite. PS : tu peux profiter de 2 mois gratuits avec le code ROCKET !

Conseil n°7 : Mets en place un système de relance

Aah, l’importance des process ! Instaurer des processus définis à l’avance peut te faire gagner un temps fou… Et c’est le cas lorsque surgissent des impayés en freelance !

J’ai déjà parlé de l’importance des process en cas d’impayés dans l’article et le podcast sur les 5 façons de protéger ton business en ligne.

Quand tu fais face à un impayé, tu dois savoir exactement quoi faire et quand le faire, en ayant mis en place en amont un système de relance organisé.

Exemple :

  • Une relance par mail juste avant la fin du délai de paiement, pour prévenir ton client qu’il n’a plus que quelques jours pour te payer.
  • Deux relances téléphoniques les 10 premiers jours de retard.
  • Un appel téléphonique et/ou une visite domiciliaire ensuite.
  • Puis mise en demeure, procédure judiciaire, etc.

Conseil n°8 : Ne traîne pas pour envoyer ta facture

Ce conseil peut paraître anodin… Mais il a clairement son importance dans la gestion des impayés en freelance. Tu dois toi aussi faire preuve de rigueur dans la gestion de tes factures.

Ne traîne pas pour envoyer ta facture après la réalisation de ta prestation. Ainsi, la prestation que tu viens de réaliser sera toujours claire dans l’esprit de ton client, qui l’associera alors directement avec le paiement qu’il doit réaliser.

Si, au contraire, tu envoies ta facture un ou deux mois après et que ton client n’a aucune idée de ce dont tu parles, tu peux être sûre que ta facture finira par traîner sur un coin de son bureau 😉

Bien sûr, tout est une question d’équilibre : il ne faut pas se précipiter non plus. De mon côté, j’envoie ma facture uniquement lorsque le client n’a pas de retour à me faire ou de questions particulières. En somme : lorsqu’il est satisfait de la prestation.

Prévenir les impayés en freelance : mes 8 conseils

Pour finir, je te propose un récapitulatif de mes 8 conseils pour éviter les impayés en freelance :

  • Fais preuve de fermeté et d’anticipation dès le début de la relation client.
  • Renseigne-toi sur son prospect et sa solvabilité.
  • Ne commence jamais une prestation sans devis ou contrat.
  • Demande un acompte.
  • Définis noir sur blanc les pénalités de retard.
  • Suis ta facturation avec un logiciel dédié.
  • Mets en place un système de relance.
  • Ne traîne pas pour envoyer ta facture.

*

Cette liste de conseils pour prévenir les impayés en freelance n’est bien sûr pas exhaustive. J’aurais pu parler de l’escompte, des assurances, de l’affacturage… Mais l’essentiel y est.

Tu le vois, tous ces conseils ne demandent pas de bouleverser la gestion de ton activité. Ce sont surtout de petits détails qui, mis bout à bout, peuvent avoir une grande incidence en matière de prévention des impayés.

N’hésite pas à réagir en commentaires à cet article : as-tu déjà connu des problèmes d’impayés en freelance ? Comment as-tu réagi ? As-tu mis en place des process pour éviter ce genre de problèmes ?

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