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Comment j’organise ma vie d’entrepreneure ? Les coulisses

24 Avr, 2020

C’est lorsque j’ai créé mon entreprise que le mot organisation a pris tout son sens.

Certes, je partais avec un avantage : j’ai toujours eu un côté organisé. Mais, très vite, j’ai compris l’importance de mettre en place un système d’organisation d’etrepreneur en béton armé. Je suis quelqu’un qui n’arrête pas d’avoir des fusées qui fusent dans tous les sens, et qui aurait envie de mener 1 000 projets à la fois. Il fallait que je puisse canaliser tout ça, et mettre toutes les chances de mon côté pour faire grandir mon entreprise avec structure et efficacité.

Ces dernières semaines, j’ai pu peaufiner mon système d’organisation d’entrepreneur. Après de nombreux essais (et ratés !), je sais que j’ai trouvé une organisation qui me convienne parfaitement, qui me fasse avancer… sans me mettre plus de pression que nécessaire. Et tant mieux, car je mène deux activités au quotidien : c’est donc vital pour moi d’avoir l’esprit clair.

Dans ce podcast + article, j’évoque avec toi : 

  • L’impact que l’organisation a eu sur mon activité 
  • Les outils que j’utilise au quotidien pour mon organisation d’entrepreneur
  • La façon dont j’organise mes mois, mes semaines et mes journées
  • Mes meilleurs conseils pour que, toi aussi, tu puisses te construire un système d’organisation d’entrepreneur infaillible

Pourquoi est ce que je m’intéresse autant aux techniques d’organisation ?

Pouvoir gérer deux activités à la fois

J’ai senti très vite que j’avais besoin de mettre en place un système d’organisation qui soit vraiment carré.

La première raison, c’est que je gère deux activités à la fois. Je suis en effet freelance rédactrice web juridique et content manager pour les entreprises du droit et du chiffre. Je suis également accompagnatrice-formatrice pour la création d’entreprise et les débuts d’activité des micro-entrepreneurs. C’est ce que tu vois grâce au blog Rocket ton Business notamment. Et c’est dans ce cadre que j’ai créé la Micropreneure Academy.

Quand on gère deux activités, il y a tout en double. Il faut gérer tout ce qui est opérationnel, marketing, communication, e-mails… C’est assez compliqué !

Ne rien oublier et être plus sereine

Avoir un bon système d’organisation me permet également de ne rien oublier. Et ça, c’est vraiment un gage de sérénité. Ça me permet de rien omettre, que ce soit au niveau des tâches à faire, mais également au niveau des idées que j’ai.

J’ai énormément d’idées qui me viennent tout le temps ! J’ai alors pris l’habitude de tout noter au fur et à mesure. Ça fait office de “vide-cerveau” et ça me permet de me sentir plus sereine : je sais que toutes mes idées et toutes les tâches que j’ai à faire sont posées quelque part. Je n’ai plus à m’en soucier.

Savoir exactement quoi faire et quand le faire

L’organisation également me permet de ne plus perdre de temps à me demander ce qu’il faut que je fasse ensuite.

Je sais exactement, quand je me lève le matin, ce que j’ai à faire ce jour-là, ce que j’aurai à faire le lendemain, ce que je ferai dans deux semaines, où j’en suis au niveau des deadlines et projets, etc.

Préserver l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle

Enfin, être organisée me permet également d’avoir un bon équilibre vie personnelle et vie professionnelle. Je note dans mon emploi du temps, je prévois des créneaux horaires, pour tout ce qui est détente, sport, lecture, sorties… Je ne l’ai pas fait au début, et c’est un regret.

 Ça me permet également de caser des moments formation, et tant mieux car j’adore me former !

Finalement, je pars du principe que si ce n’est pas noté, je ne le ferai pas. C’est bien beau de se dire que demain je me mettrai, par exemple, à lire 30 minutes par jour. Mais si je ne fais pas l’effort de placer cela dans mon emploi du temps, je sais que je ne le ferai pas…

Bien sûr, je ne suis pas rigide au point de caser chacune de mes actions dans mon emploi du temps. Mais c’est vrai que je fais l’effort de planifier les choses qui me tiennent à coeur, pour être sûre de m’y tenir tout autant que des tâches business.

Cela permet de prioriser les choses et de ne pas laisser mon travail manger ces créneaux là. C’est planifié dans mon emploi du temps, au même titre que des rendez-vous clients ou de l’opérationnel pour mes missions freelance.

Une bonne organisation me permet finalement de réaliser tous les projets dont j’ai envie et qui me font de l’oeil. Ça me permet de protéger ma vie personnelle, de rien oublier et d’être plus sereine. Ça a donc énormément d’avantages.

Les outils que j’utilise au quotidien pour mon organisation d’entrepreneur

Mon ancien acolyte : Trello

Auparavant, pour mon organisation d’entrepreneur, j’utilisais Trello, qui est est un outil de gestion de projets en ligne. C’est fait pour le travail en équipe, mais ça convient tout à fait à un usage personnel.

Le fonctionnement de Trello est assez singulier. Tout s’organise sous forme de tableaux, de listes et de cartes. Tu peux déplacer les cartes d’une liste à l’autre. Une carte correspond à une tâche ou une idée. Ça te permet vraiment de faire quelque chose de très visuel. J’ai d’ailleurs écrit un article sur mon organisation de freelance avec Trello.

J’aime beaucoup Trello, mais je ne l’utilise plus parce que ça ne satisfait plus mes besoins en termes d’organisation. J’avais vraiment envie (et besoin) d’avoir une organisation extrêmement minutieuse. J’ai alors vite senti les limites de Trello.

Souvent, on me demande : “Mais Trello, ce n’est pas efficace ?”. J’adore Trello, mais cela ne correspondait plus à mes besoins. Je te conseille tout simplement d’essayer, toi seule pourra savoir quel outil te convient. C’est à toi de déterminer les fonctionnalités les plus importantes pour toi !

À lire également : Comment j’organise mes semaines de freelance avec Trello

L’outil essentiel à mon organisation d’entrepreneur : Click-Up

Depuis quelques mois, j’utilise Click-Up. C’est un outil de gestion de projets en ligne qui ressemble beaucoup à Asana. J’ai choisi Click-Up car je préférais son interface, mais les deux se valent.

Click-Up me permet d’avoir une organisation millimétrée, et même automatisée. Je configure tout de sorte d’avoir le moins de choses qui m’encombrent l’esprit. Par exemple, les tâches récurrentes (qui se réactivent toutes seules dès que la tâche précédente est achevée) sont devenus mes meilleures amies !

J’ai envie de regrouper sur un seul outil TOUTE ma vie professionnelle. L’objectif : éviter de perdre du temps (et des infos) à naviguer d’un outil à l’autre. Sur Click-Up, j’indique ma to-do, mes statistiques, mes objectifs, mes rendez-vous ou encore mes idées.

Les fonctionnalités de Click-Up sont extrêmement diverses :

  • se chronométrer (time tracking) avec une extension sur le navigateur,
  • naviguer entre différentes vues (liste, calendrier, tableaux…),
  • lier les tâches entre elles,
  • définir des règles d’automatisation,
  • créer des tâches récurrentes,
  • diviser les idées/tâches en espaces de travail/dossiers/listes,
  • utiliser des templates… Bref, je pourrais continuer longtemps !

Cet outil est devenu central dans mon organisation d’entrepreneur :

  • La gestion des projets clients
  • Les petites tâches à faire autour de mon entreprise : démarches administratives, maintenance du site Internet… Bref, une utilisation classique.
  • Mon planning éditorial
  • La création des épisodes de ce podcast : workflow (automatisation pour augmenter l’efficacité d’un process) avec 5 étapes et 26 tâches
  • La création de l’ensemble des formations, workshops, et documents téléchargeables de la Micropreneure Academy
  • Le plan de lancement de l’Academy sur plusieurs semaines (stratégie marketing)
  • Le suivi de mes statistiques
  • Un process de « recyclage » de contenu
  • Le suivi de la refonte SEO du blog de Rocket ton Business etc…

En gros, je suis tous mes projets en cours et à venir grâce à Click-Up.

Les 6 principes qui régissent mon organisation d’entrepreneur

Ce sont les principes, les techniques, les tips qui m’aident à être productive et organisée chaque semaine. Je te les partage dans l’espoir que ça puisse t’aider toi aussi 🙏 !

Diviser au maximum les projets et les tâches

Quand je note et planifie mes tâches à faire, je les découpe au maximum, le plus possible.

Exemple : « Faire un article de blog » ce n’est pour moi pas une tâche. Il faut faire les tâches suivantes : idée, plan, rédaction, mise en page sur WordPress, choix d’une illustration libre de droits, optimisation SEO, programmer article, faire l’épingle Pinterest, publier l’épingle, faire éventuellement des visuels Facebook ou Instagram… C’est énorme ! 

Si je ne prends pas la peine de décortiquer les tâches au maximum : 

  • Je n’arrive pas à savoir où j’en suis, à anticiper ce qui me manque à faire
  • Donc je n’arrive pas à évaluer le temps que ça va me prendre
  • Donc je n’arrive pas à prévoir ça dans mon emploi du temps
  • Et en plus ça me décourage car j’ai l’impression de ne pas avancer (alors que j’aurais fait plein de sous-tâches déjà en rapport, mais sans m’en rendre compte vraiment)

Pour les gros projets, j’utilise la méthode du rétroplanning. Cela consiste à construire un échéancier à partir d’une deadline. Exemple : j’ai un projet qui doit être fini le 1er juin et j’ai deux mois pour le faire. Je vais faire un planning sur 10 semaines en partant de la date d’échéance. On construit donc le planning à l’envers.

Les avantages du rétroplanning pour ton organisation d’entrepreneur : voir si tout rentre dans le délai imparti, commencer le projet au bon moment, savoir où aller chaque semaine, construire un projet en respectant une deadline.

Par exemple, pour la Micropreneure Academy : fonder une école en ligne est un chantier énorme : fondations, contenu, création du site, onboarding, marketing, beta test… Je connaissais la date de lancement, donc j’ai fait un plan d’action sur 2 mois et ça m’a beaucoup aidée.

Planifier les semaines à l’avance

C’est mon rituel du dimanche après-midi !

Je regarde toutes les tâches à faire pendant la semaine (il y a un onglet spécial dans Click-Up), jour par jour. En principe, elles ont déjà une date, déterminée lors du décorticage des projets (cf point n°1). 

Il me reste à leur affecter un créneau horaire. J’utilise pour cela la méthode du time blocking. Si besoin, je rééquilibre entre les jours. 

Comme ça tous les matins : je sais exactement sur quoi travailler, ce qui est urgent, etc. Je ne perds pas de temps à me demander quoi faire.

Ne pas multiplier les projets et objectifs

C’est le risque pour les personnes comme moi, multi-passionnées et/ou avec 1 000 idées à la minute.

Le mieux est de se concentrer sur 2 gros objectifs maximum par mois. Par exemple : commencer à communiquer sur LinkedIn et trouver un client supplémentaire. 

Par exemple, j’ai en tête que je dois faire la refonte SEO de ce blog, mais je la ferai en mai car en avril j’ai dû gérer un lancement. Je voulais en outre lancer l’Academy en février, mais j’ai repoussé car je voulais aussi lancer un podcast (mon podcast Révèle-Toi !). On ne peut pas tout faire en même temps.

Le risque quand on multiplie les projets : on s’éparpille, on n’avance sur rien, et on se trouve obligé d’abandonner des projets (ou de s’en lasser tout seul).

Attention également à la définition de tes objectifs. J’utilise personnellement la méthode SMART pour définir des objectifs pour mon entreprise. Cela me permet de fixer des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalisables, et temporellement définis. Cela augmente considérablement mes chances de réussite. 

Par exemple, un mauvais objectif serait « Je veux gagner plus d’argent ». Au contraire, un bon objectif serait : « Je souhaiterais augmenter mon chiffre d’affaires mensuel de 20 % d’ici 3 mois ». Tu vois la différence ?

Tout noter au fur et à mesure

Un point central de mon organisation d’entrepreneur, qui me permet de vider mon cerveau aussi souvent que possible.

Je note TOUTES mes idées au fur et à mesure, soit sur un carnet de notes, soit sur mon iPhone. Je les reporte ensuite aux bons endroits (i.e une de mes listes Click-Up) quand j’ai du temps.

Vider mon cerveau me permet de gagner en sérénité. Je sais que tout est hors de ma tête, stocké en lieu sûr. Je n’ai pas à me creuser la tête pour me rappeler de l’idée géniale que j’ai eu la veille, et je n’ai pas peur d’oublier des choses !

Je note absolument tout : mini-tâches client à faire (apparues suite à un message/mail), petites tâches pour mon business, to-do perso, futures idées de contenus, idées pour l’Academy… Dès que je pense à un truc à faire ou à une idée à réaliser, je note.

Cela m’arrive souvent d’interrompre carrément une tâche qui n’avait rien à voir (ménage, cuisine, … !) pour consigner mon idée.

Définir et utiliser des process, un essentiel de mon organisation d’entrepreneur

Les process sont essentiels à mon organisation d’entrepreneur.

Un process est un ensemble de tâches et de sous-tâches qui, réalisées successivement, permettent d’arriver à un résultat donné. On peut définir des process pour de nombreux domaines :

  • Onboarding d’un nouveau client
  • Création de contenu
  • Gestion de l’administratif.. Etc.

J’ai déjà évoqué la question des process dans l’épisode sur la gestion d’une période creuse. Quand les clients se font rares, c’est une bonne idée de profiter de ce temps disponible pour faire le point sur les tâches que l’on répète au quotidien et mettre en place un système organisé.

Utiliser le batching autant que possible

Dans mon organisation d’entrepreneur, je ne jure que par le batching. Cette technique d’organisation consiste à regrouper des tâches de même nature et de les faire ensemble.

Exemple : Pour faire un épisode de podcast ou un article de blog, tu répètes nécessairement plusieurs tâches : rédaction, mise en page ou montage, publication… 

Faire quelque chose de A à Z puis passer à la suite provoque une perte de temps phénoménale.

En utilisant le batching, on supprime le temps de mise en route. Par exemple, pour faire un épisode de podcat, je dois d’une part me mettre en condition (concentration, inspiration), et d’autre part installer tout le matériel, le régler, vérifier le son, etc. Au contraire, si on fait tout d’un coup, on supprime le temps passé à se mettre en route pour réaliser la tâche. Je peux enregistrer 4 épisodes de podcast d’un coup, mais je n’aurais qu’à m’installer et faire les réglages une seule fois.

J’ai dédié un épisode entier au batching.

Les problèmes qui demeurent dans mon organisation d’entrepreneur

Aucune organisation n’est parfaite (attention à ce que les réseaux sociaux peuvent faire croire !)… Et la mienne n’échappe certainement pas à l’exception.

Je surchage ma to-do list, et c’est une mauvaise habitude que j’ai du mal à chasser. Je travaille en ce moment avec le Carnet du Temps, co-édité par Live Mentor et 23heures59éditions. Il est rempli de méthodes d’organisation et d’exercices pour aider à mieux gérer son temps. Je l’aime beaucoup, il est très qualitatif.

En général, il faut toujours prévoir des temps morts dans sa to-do list : soit pour les imprévus, soit pour les retards. Ça te permettra d’être plus sereine si ton organisation d’entrepreneur vient à être chamboulée.

Enfin, le mot de la fin : ne te force pas à copier les systèmes d’organisation d’autres entrepreneurs. À chacun sa manière de travailler, à chacun ses pics d’énergie, à chacun sa capacité de concentration. Il peut être complexant de voir les entrepreneurs afficher une organisation millimétrée sur Internet. Retiens bien une chose : tu ne sais pas ce qui se passe réellement chez les autres 🙂 Parfois, la réalité peut être sacrément tronquée.

On met tous énormément de temps à trouver une organisation qui nous aille. Et quand on la trouve, elle n’est jamais infaillible. Pas de pression à avoir ! Garde simplement de la constance dans ton organisation, attends quelques semaines pour juger tel et tel système d’organisation, et prends bien garde à ne pas trop t’éparpiller 🙂

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