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5 conseils pour gérer une période creuse

29 Mar, 2020

L’actualité récente m’amène à évoquer les fameuses « périodes creuses » des entrepreneurs et freelances.

La vie d’une entreprise est loin d’être linéaire. Elle est souvent faite de pics d’activité, suivie par des périodes plus calmes. L’ancienneté de l’activité n’y est pour rien : ces « creux » peuvent survenir à n’importe quel moment… Même si, avec les années, on peut arriver à lisser notre flux d’activité et nos entrées d’argent.

Se retrouver plus ou moins rapidement dans une période creuse peut être angoissant, déprimant, ou même terriblement effrayant. Que faire alors ? Comment tirer le meilleur parti de cette période ? Oui, les périodes creuses peuvent être bénéfiques pour ton entreprise !

Dans ce podcast, j’évoque avec toi :

  • Les bons réflexes à prendre en cas de période creuse dans ta micro-entreprise
  • Les actions que tu peux mettre en place pour repartir encore mieux qu’avant
  • Les erreurs à éviter
  • La façon dont tu peux anticiper ces baisses d’activité, et gagner en sérénité

Comme chaque semaine, tu trouveras ci-dessous la transcription écrite de l’épisode. Allons-y !

Fais le point sur ton entreprise, actuelle ou future

Pourquoi faire un bilan ?

Il est difficile de prendre du recul lorsque l’on est à fond, lorsque l’on est tête baissée dans notre business. On se laisse porter par les contrats, par les deadline, les objectifs, etc. C’est pour cela qu’il est important de faire des bilans réguliers.

Il faut à cette fin prendre en compte des données à la fois objectives, mais également subjectives.

On va tout d’abord observer objectivement la situation : est-ce que ma stratégie business marche? Est-ce que j’atteins mes objectifs ? etc. On utilise ici principalement des données chiffrées.

Il ne faut cependant pas oublier les données subjectives. Ici, on étudie des choses un peu plus personnelles, qui relèvent plus du mental et de l’état d’esprit. Est-ce que je suis heureuse et épanouie ? Est-ce que je vais dans la bonne direction ? Est ce que je suis heureuse de faire ce que je fais ? Est-ce que c’est en accord avec mes objectifs de vie ?

Je suis sûre que tu prends pas forcément le temps, tout comme moi, de faire régulièrement le point sur son entreprise, sur ce que tu es en train de faire.

La stratégie de contenu est un bon exemple. On se prend souvent la tête avec la stratégie de contenu en amont, la planification, les échanges avec les personnes, etc. Mais est ce qu’on s’est déjà demandé si tout cela marchait, si c’était bénéfique pour notre entreprise ? Est -ce qu’on a fait des tests ? Est-ce qu’on sait quels contenus marchent le mieux ?

Parfois, cela va encore plus loin que ça. Souvent, ce sont les fondamentaux simplement du business qui ne sont pas maîtrisés. Par exemple, on ne sait pas à qui on s’adresse. Or, c’est fondamental de définir son client idéal.

Parfois, on va prendre énormément de temps à créer des articles de blogs, des podcasts, etc. Sans se demander à qui on s’adresse vraiment. Il faut être vraiment précis : s’adresser par exemple “à toutes les mères”, ce n’est pas suffisant. Alors, si tu connais une période creuse dans ton business… C’est le moment de te confronter à ces questions là.

Comment faire ce bilan, concrètement ?

Voici quelques étapes simples. Dans un premier temps, tu vas faire le point sur tous les aspects de l’entreprise, que ce soit au niveau commercial, marketing, organisation… C’est tout ce que je viens d’évoquer.

Une fois que tu as fait ça, tu peux redéfinir de nouveaux objectifs… même si c’est vrai qu’en ce moment, c’est un peu incertain ! La situation économique étant un peu catastrophique, ce n’est pas facile de se projeter.

Attention cependant à la manière dont tu définis ces objectifs. Parfois, ça peut carrément nous desservir ! Je te conseille d’utiliser la méthode SMART. Elle permet de fixer des objectifs précis, mesurables et atteignables.

Source : WikiCréa

Ce que j’aime bien faire également, c’est me fixer un objectif par an et le découper en sous-objectifs tous les trois mois. Ensuite, j’élabore un plan d’action sur 12 semaines. Ça permet vraiment de ne pas se décourager : avoir un objectif sur 12 mois, c’est énorme ! Tu n’auras pas l’impression d’avancer et tu ne sauras pas vraiment où aller.

À l’inverse, si tu découpes en sous-objectifs, en tâches, en missions, ça va te permettre d’y voir beaucoup plus clair, de savoir surtout où tu en es et ce qu’il te reste à faire.

Parfois, on a besoin d’être guidé. On a besoin d’un plan d’action précis parce qu’on n’arrive pas à le mettre en place nous-mêmes. Si tu souhaites créer ton entreprise, j’ai quelque chose qui pourrait intéresser ! J’ai élaboré un plan d’action en six étapes pour passer de salariée à entrepreneure.

Plan d'action salariée entrepreneure 6 étapes

Cette feuille de route te permettra d’y voir beaucoup plus clair et d’avancer plus sereinement dans la création de ton entreprise.

Prends le temps de faire les choses que tu repousses habituellement

On procrastine souvent, soit parce qu’on a peur, soit parce que ça nous ennuie.

Exemple classique avec l’administratif : c’est clairement des choses qui nous ennuient. Par exemple, la déclaration de début d’activité sur le site de l’URSSAF. Pourquoi ne pas le faire maintenant ? Cela te permettrait enfin d’officialiser ce projet de création d’entreprise dont tu rêves depuis des mois.

[À lire également : 5 conseils pour lancer ton business en 2020]

Tu peux également, par exemple, toujours dans la même logique, réfléchir à ta démission que tu repousses peut être par peur. Ou par exemple, si tu es déjà auto-entrepreneur, peut-être que tu repousses le fait de trouver un compte bancaire pour ton entreprise.

Sans parler de l’administratif, tu peux tout à faire avoir besoin de trier ton ordinateur, de te former sur un sujet, de commencer un side project…

Comment s’y prendre concrètement ? Je te conseille soit de faire une liste exhaustive, sans enlever des tâches par flemme (on le fais tous !), soit (et c’est le mieux) de noter au fur et à mesure les tâches que tu dois faire, sur un tableau Trello par exemple. Comme ça, quand tu auras un peu de temps (en période creuse par exemple !), tu pourras ouvrir cette liste et faire les tâches au fur et à mesure.

Mets en place des process

C’est quelque chose qui me fait gagner beaucoup de temps au quotidien ! Un process, c’est un ensemble d’étapes. C’est une méthode, un mode d’emploi qui te permet de créer quelque chose ou de résoudre une problématique.

Les process sont essentiels en business. Quand tu as une entreprise, tu répètes souvent les mêmes tâches, la même trame pour des évènements qui se répètent.

Les process te permettent ainsi de gagner du temps et également de consolider ton entreprise. Tu gagnes en professionnalisme et en rigueur, et tes clients et partenaires le ressentent. Tu gagnes également en sérénité, car tu sais exactement quoi faire et quand le faire.

Il peut y avoir énormément de process à mettre en place dans ton entreprise dès aujourd’hui. Il y a des process “business”, par exemple un process qui détaille ce qu’il se passe quand un prospect rentre en contact avec toi, ou encore lorsque tu finis une mission pour un client.

On parle également beaucoup des process en matière de création de contenus : articles de blog, vidéos, podcasts, calendrier éditorial…

Pourquoi ne pas prévoir également un process en cas d’impayés ? Il pourrait détailler ce qu’il se passe quand un client dépasse la date de ta facture.

[À lire également : 8 astuces pour éviter les impayés en freelance]

Tu peux tout à fait transcrire un process sur Trello, Click-Up ou encore Asana, puis copier-coller la liste dès lors que tu dois reproduire la même chose (par exemple, à chaque nouvel épisode de podcast).

Passe du temps à te former

C’est impossible d’avancer dans ton business sans te former régulièrement, mais je pense que tu en es déjà bien consciente !

Je me forme essentiellement sur Internet. Je sais qu’il y a également de très, très bons livres, d’ailleurs c’est comme ça que j’ai commencé. Je me suis formée sur le référencement naturel avec des livres. C’est ce que je faisais au début avant de connaître les formations en ligne, qui consistent en des powerpoints ou des vidéos, associés à des documents téléchargeables.

Il y a quelques formations gratuites sur Internet. Je pense notamment au site OpenClassrooms. Ils proposent également un abonnement payant, mais il y a beaucoup de vidéos que tu peux consulter gratuitement. J’aime beaucoup ce site, c’est de qualité.

Tu peux également lire des articles de blog. Les blogs restent une source d’information incroyable ! On trouve des articles de blogs sur tous les sujets.

Bien sûr, ces sources d’information gratuites reste basiques. Mais pour commencer, ça peut être très bien.

Tu as également des plateformes payantes de formation. Je pense notamment à Udemy, même si c’est parfois un peu controversé. Toutes les formations ne se valent pas effectivement, mais il suffit de regarder les notes et les avis laissés par les utilisateurs. Je ne prends sur ce site que des formations anglo-saxonnes avec des milliers de bons avis et je ne suis jamais déçue. En plus, on peut accéder au plan exact de la formation. Utile pour savoir si le cours est vraiment fait pour nous !

En outre, il y a sur Udemy des promos très très régulières. La quasi-totalité des formations passe alors à 10 €, ce qui est.. dérisoire. On ne prend alors pas beaucoup de risques !

Tu as ensuite les formations des infopreneurs et entrepreneurs américains et français. Aux USA, la formation en ligne est extrêmement développée et certains ont fait des millions grâce aux formations vendues sur leur blog. Ces formations là coûtent en général entre 150 et 500 €.

C’est sûr que cela représente un investissement. Je n’achète vraiment que lorsque j’ai confiance en la personne, que je connais son travail, avec son contenu gratuit ou avec des contenus payants mais moins chers. En général, je ne suis pas déçue !

Il y a également le coaching individuel ou le coaching de groupe. Forcément, comme c’est un accompagnement beaucoup plus personnalisé, c’est (bien) plus cher. Mais ça permet vraiment de parler à quelqu’un, de poser des questions, d’avoir des réponses précises et d’aller beaucoup plus vite qu’une formation.

Si tu es intéressé par le fait de te former sur la création et la gestion de micro-entreprise, je t’informe que je lance une école en ligne en avril. Elle regroupera tout un panel de formations dédiées aux futurs auto-entrepreneurs et auto-entrepreneurs débutants. Elle sera ainsi découpée en 5 modules : création d’entreprise, organisation, micro-entreprise, protection business et finances. N’hésite pas à t’inscrire sur la liste d’attente pour profiter du tarif de lancement !

Enfin, pour bien te former, je te conseille de te fixer des créneaux formation et de t’y tenir au même titre que d’autres tâches business. C’est fondamental de prendre le temps de se former, et la meilleure façon de le faire est tout simplement de bloquer des créneaux horaires dans ton agenda.

Tu es alors sûre d’y penser !

N’oublie pas non plus de faire de la veille régulièrement. J’utilise pour cela Feedly et Pocket, je t’en parle plus en détail dans l’article qui parle de mes journées en freelance.

Tu peux profiter d’une période creuse pour mettre en place un système de veille efficace, avec le bon outil et les bonnes sources.

Met en place un système pour anticiper les futures baisses d’activité

Il est difficile de supprimer complètement le risque de fluctuation de l’activité, même si tu peux toujours te débrouiller pour mensualiser des prestations, pour créer une offre par abonnement, etc.

Ici, je parle vraiment de finances. Il est absolument vital d’avoir la trésorerie de côté. Tu ne peux pas laisser les baisses d’activité te surprendre !

Essaie d’avoir plusieurs mois de trésorerie de côté (au moins 2 mois !), pour que tu puisses te rémunérer pendant des mois sans chiffre d’affaires.

Si tu veux en savoir plus sur la gestion des finances en micro-entreprise, je te renvoie à l’épisode 4 du podcast sur la méthode financière à suivre pour réussir à épargner et te rémunérer correctement.

Tu peux également télécharger le tableau Excel pour gérer tes revenus d’auto-entrepreneur, qui illustre la méthodologie présentée dans le podcast.

J’ai fini d’énumérer mes 5 conseils pour surmonter une période creuse. Un petit mot de la fin quand même : apprends à apprécier le repos ! On est dans une société de la productivité. On doit toujours rester dans l’action, faire quelque chose…

Pourtant, c’est super important de prendre du temps pour toi pour te poser, pour tout simplement rien faire. Tu n’as pas forcément l’occasion, dans les moments de pic d’activité, de te reposer vraiment et de prendre des journées totalement off. Si tu peux le faire maintenant, fais-le ! Ces moments de calme permettent de recharger notre créativité, notre motivation… C’est dans ces moments-là que nous viennent nos meilleures idées.

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